VEDTÆGTER FOR SPEJDERCENTRET THORUP HEDE, SELVEJENDE INSTITUTION

Navn, hjemsted og formål:

§ 1. Institutionens navn er: Spejdercentret Thorup Hede, selvejende institution.

Institutionens adresse er: Thorup Hedevej 18-20, Thorup, 9330 Dronninglund.  Brønderslev Kommune

Matrikel: 2e, 41a og 2f Over-Dorf Fjerding, Dronninglund.

I arealet indgår jordlod i Sømosen matr. nr. 69n.

§ 2. Institutionens formål er: At indrette, og drive et spejdercenter med udlejning til brug for ledertrænings- og fritidscenter for børne- og ungdomsinstitutioner/organisationer, fortrinsvis indenfor folkekirkeligt børne- og ungdomsarbejde, samt subsidiært kan centret udlejes til lejrskole, weekendtophold med natur- og friluftsaktiviteter som hovedformål. 

Institutionens kapital:

§ 3. Institutionen har ikke nogen kapital ved sin stiftelse, men fremskaffer de nødvendige midler gennem lån, tilskud og indsamlinger.

Institutionen er selvejende og ingen enkelpersoner, juridisk eller fysiske, kan eje anparter eller andele i institutionen, hvis hele overskud alene kommer institutionen til gode.

§ 4. Institutionen hæfter overfor tredjemand, alene med sin egenkapital.

Institutionens ledelse:

§ 5. Institutionen ledes af en bestyrelse, bestående af 8 medlemmer.

§ 5, stk. 2.

Bestyrelsen vælges således:

a. 3 medlemmer udpeges af De grønne pigespejdere i Skagerrak Region

b. 5 medlemmer udpeges af distriktsrådene i Vest-Vendsyssel -, Østvendsyssel -, Aggersborg -, Aalborg – og Nordøstjyske distrikt under KFUM-spejderne i Danmark. (geografiske tilnærmelsesvist som det tidligere Nordjyllands Amt).

De nævnte grupper og Regionsledelsen kan til enhver tid og uden varsel, udskifte det/de udpegede medlemmer af institutionens bestyrelse.

Såfremt et af de valgte bestyrelsesmedlemmer udtræder af bestyrelsen eller for længere tid er forhindret i at udføre sit bestyrelsesarbejde, er det pågældende distriktsråd/region forpligtiget til at vælge et nyt medlem til institutionens bestyrelse. Opfylder regionen eller distriktsrådene ikke denne forpligtigelse, er for de under a nævnte Regionsledelse under De grønne pigespejdere i Danmark ved sin hovedbestyrelse, og for de under b nævnte distriktsråd under KFUM-spejderne i Danmark ved sin hovedbestyrelse berettiget til at udpege nye bestyrelsesmedlemmer.

Bestyrelsen kan supplere sig med et eller flere ekstramedlemmer, uden stemmeret. Sådanne ekstramedlemmer vælges for 2 år ad gangen og kan genvælges.

§ 6. De, af de i § 5 stk. 2 nævnte regioner eller distrikter, udpegede medlemmer af bestyrelsen er udpeget på ubestemt tid og fungerer som medlemmer af bestyrelsen til der udpeges et nyt bestyrelsesmedlem af de udpegningsberettigede grupper og regionsledelse.

§ 7. Bestyrelsen konstituerer sig med en formand.

Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsens formand sammenkalder og leder bestyrelsens møder. Der skal afholdes bestyrelsesmøde mindst 4 gange årligt og i øvrigt afholdes bestyrelsesmøde, når 3 af bestyrelsens medlemmer fremsætter ønske herom. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 5 medlemmer, repræsenteret fra begge korps er til stede, til et med mindst 4 dages varsel, indkaldt bestyrelsesmøde. Bestyrelsen træffer sine afgørelser ved almindelig stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed bortfalder forslaget.

Bestyrelsens medlemmer er ikke berettiget til at modtage noget vederlag for deres arbejde. Bestyrelsen er forpligtiget til at føre en forhandlingsprotokol over sine forhandlinger.

§ 8. Bestyrelsen har den overordnede ledelse af institutionens anliggender, og har ansvaret for, at institutionen drives og det til institutionen hørende anvendes på forsvarlig måde og i overensstemmelse med institutionens formål og nærværende vedtægter.

Revision og regnskab:

§ 9. Institutionens regnskabsår er kalenderåret.

Bestyrelsen har ansvaret for, at institutionens regnskab udarbejdes senest 4 måneder efter et regnskabsårs afslutning.

§ 10. Institutionens regnskab revideres af en revisor, der er forpligtiget af de lovbestemmelser, der gælder for ikke erhvervsdrivende fonde.

§ 11. Når det udarbejdede og reviderede regnskab foreligger, skal det snarest forelægges på et bestyrelsesmøde. Når bestyrelsen har godkendt regnskabet, skal dette, sammen med revisors eventuelle bemærkninger til regnskabet, fremsendes til de foran i § 5 nævnte distrikter og regionsledelse. Bestyrelsen skal hvert år, inden kalenderårets udgang udarbejde budget for det kommende år. Det af bestyrelsen udarbejdede budget vil inden den 1. februar være at fremsende til de ovenfor i § 5 nævnte distrikter og regionsledelse.

Tegning:

§ 12. Institutionen tegnes ved køb, salg og pantsætning samt investeringer, der samlet overstiger kr. 20.000,-, af 6 bestyrelsesmedlemmer i forening. I øvrigt tegnes institutionen af bestyrelsens formand og næstformand alene eller af 3 bestyrelsesmedlemmer i forening. Bestyrelsen kan vedrørende den daglige drift meddele prokura, enkel eller kollektiv.

Voldgift:

§ 13. Såfremt der måtte ske om organisation af de foran i § 5, stk. 2 nævnte distrikter og regionsledelse, vil nærværende vedtægter være at ændre i fornødent og passende omfang. Kan der ikke opnås enighed mellem bestyrelsesmedlemmerne derom, træffes endelig afgørelse om ændringerne af hovedbestyrelsen for De grønne pigespejdere i Danmark og hovedbestyrelsen for KFUM-spejderne i Danmark.

Ændring af vedtægter og opløsning:

§ 14. Institutionens vedtægter kan til enhver tid ændres, såfremt der foreligger enighed mellem bestyrelsens medlemmer derom.

Fremsættes forslag til ændring af vedtægterne, og der ikke er opnået enighed om ændringerne, skal forslaget behandles på et nyt bestyrelsesmøde, der tidligst kan afholdes 8 dage efter førstebehandling. På dette bestyrelsesmøde er de i § 5, stk. 2 nævnte distrikter og regionsledelse berettiget til at komme tilstede og deltage i forhandlingerne. På dette andet bestyrelsesmøde kan ændring af vedtægterne ske, såfremt et flertal af bestyrelsens medlemmer stemmer der for.

§ 15. Beslutning om institutionens ophævelse og likvidation kan alene foretages efter behandling af forslag derom på et bestyrelsesmøde, indkaldt med mindst 8 dages varsel med deltagelse af bestyrelsens medlemmer og de i § 5, stk. 2 nævnte distrikter og regionsledelse. For at beslutning om opløsning og likvidation kan vedtages, kræves at et flertal af bestyrelsens medlemmer stemmer derfor.

Vedtages det, at likvidere institutionen, skal et eventuelt fremkommet overskud anvendes til fremme af det spejderarbejde, som De grønne pigespejder og KFUM-spejderne i Danmark har i det område, der svarer til det tidligere Nordjyllands Amt, i forhold 3 til De grønne pigespejdere og 5 til KFUM-spejderne. Eller såfremt dette ikke findes, til fremme af folkekirkeligt børne- og ungdomsarbejde i det geografiske område, der svarer til det tidligere Nordjyllands Amt.

Således vedtaget, sidst på bestyrelsesmødet. Dato: 25.11.2017

FORRETNINGSORDEN FOR BESTYRELSEN

Bestyrelsen har på sit møde den 25.11.2017 vedtaget nedenstående forretningsorden for bestyrelsen.

På ovenstående bestyrelsesmøde blev det besluttet at organisere arbejdet i følgende udvalg: et programudvalg, et ejendomsudvalg og et forretningsudvalg.

Bestyrelsen kan, efter behov, supplere sig med andre udvalg med specifikke opgaver.

Ligeledes kan udvalgene nedsætte arbejdsgrupper til løsning af konkrete opgaver.

1. Bestyrelsen afholder konstituerende møde hvert andet år i august måned (i ulige årstal). På dette møde vælges:

1. Formand.

2. Næstformand.

3. Formand for programudvalget.

4. Medlemmer til programudvalg.

5. Formand for ejendomsudvalget.

6. Medlemmer til ejendomsudvalget.

Det skal sikres, at formand og næstformand er fra hvert sit korps.

Ved samme møde tages sammensætningen af øvrige udvalg/arbejdsgrupper, som bestyrelsen måtte have nedsat, op til nyvurdering.

2. Hvis/når et distriktsråd eller regionsledelse udskifter et bestyrelsesmedlem, gennemgås sammensætningen og indplaceringer i udvalgene, på næstfølgende bestyrelsesmøde.

3. Forinden et nyt medlem indtræder i bestyrelsen, er det formanden/næstformandens opgave at introducere det ny medlem til bestyrelsesarbejdet.

4. Kasserer – udlejer og hytteinspektør udpeges af bestyrelsen og deltager i bestyrelsens møder uden stemmeret.

5. Indkaldelse til bestyrelsens møder skal ske med angivelse af dagsorden og med mindst 8 dages varsel.

Kun ved meget hastende sager kan indkaldelse ske med 4 dages varsel (vedtægterne § 7.).

Mødedatoer fastsættes for et år ad gangen. I hvert mødereferat erindres om datoen for næste møde.

Sager, der ikke har været optaget på dagsordenen, kan kun behandles, hvis bestyrelsen er fuldtallig og alle giver deres samtykke til det.

Referat af bestyrelsens møder udsendes til bestyrelsens medlemmer, kasserer, hytteinspektør, udlejer, samt distriktschefer og regionschef.

FORRETNINGSORDEN FOR UDVALG

De nedsatte udvalg refererer til bestyrelsen.

Ud over de på det konstituerende bestyrelsesmøde valgte medlemmer kan udvalgene vælge at supplere sig med andre medlemmer.

De valgte udvalgsformænd, koordinerer udvalgenes arbejde og sørger for løbende information af bestyrelsen, således at der til stadighed er et højt informationsniveau, og at bestyrelsen handler på de evt. stillede spørgsmål.

Udvalgene er ansvarlig for at overholde de økonomiske rammer der er udmeldt i budgetterne.

Udvalgene skal i forbindelse med centrets budgetlægning, bidrage med ønsker for egne områder.

Opstår der i udvalgene uenighed om konkrete opgaveløsninger er det udvalgsformandens pligt at forelægge denne uenighed for bestyrelsen som træffer de endelige beslutninger.

Udvalgsformændene skal til stadighed holde sig orienteret om arbejdet i evt. nedsatte arbejdsgrupper og sørge for, at disse har de tilstrækkelige informationer til at kunne udføre de pålagte opgaver, også i forhold til beslutninger truffet i bestyrelsen.

Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange en beslutning truffet i et udvalg/arbejdsgruppe, behandlet på et bestyrelsesmøde.

Det er en pligt for alle udvalgsmedlemmer at have for øje at det er vigtigt for centrets drift, at der til stadighed er tilgang af Hedebønder fra begge korps, som medarbejdere ved afvikling af centeraktiviteter, samt som hjælpere ved vedligeholdelse og pasning af hele centerområdet, dets bygninger og materiel.

Alle nedsatte udvalg og arbejdsgrupper skal ved sit virke sikre at lokalplanen overholdes. Se nedenstående punkt om dette side 15.